文件分类分级的标准虽然制定了，但1000份文件中只有10份实际标了密级，标准依然形同虚设。
在上一期《告别混乱，从“分类分级与密级标识”开始》中，我们为企业文档建立了五级安全体系，并为每一类文档设计了唯一的“身份证号”（如CON-04）。但新问题也随之而来：
“员工会去给每个文件手动标密吗？”
现实往往很骨感：项目紧张时，“标密”成了最先被跳过的步骤；上百个历史文档堆积在共享盘里，密级栏一片空白；更有甚者，把敏感二级的合同标成了内部公开……
因此，一套成熟的最佳实践，必须同时解决“愿意标”（手动）和“不漏标”（自动）两个问题。
接下来，我们分享一项经过验证的某企业客户最佳实践——“手动标密+智能自动标密”的双轨模式。
背景：为什么“标密”这么难？
很多企业上线文档安全系统后，发现效果并不好，其根源往往不在技术，而在于：
于是，我们需要的不是单选题（手动or自动），而是一个互补的组合方案。
最佳实践：手动标密+智能自动标密
1. 手动标密：培养“主动安全”的习惯
- 说明：员工根据文档安全管理要求，对新建文档保存或收到文档后进行主动、手动的密级标定。
- 操作方式：新建文档保存后直接弹出“设置文档密级”弹窗，选择密级后才可以保存。
- 适用场景：员工电脑上新建的正式文档（合同、报告、设计方案）、收到的文档。
- 最佳实践：
- 强制必选：系统设定“未标密文件”不允许保存，从源头堵住；
- 一键便捷：标密操作不超过2次点击，否则员工会抵触；
- 容易判别：员工只需选择文档分类，系统会根据对应关系自动维护密级。如：财务类收支流水，系统后台设置为”敏感三级“。
2. 智能自动标密：用系统兜底，消灭“无密文档”
- 说明：系统自动扫描企业内未标定密级的文档，结合预设规则（关键词、正则表达式等）和文档安全等级标识，自动为文档打上密级。
- 适用场景：
- · 海量历史文档的清洗与补标；
- · 员工收到未标密文件时，系统自动识别并标密；
- · 对员工手动标密错误的文档进行密级修正。
- 规则示例（可配置）：
实践价值：双轨并行，优势互补
总结
手动标密，是让每一位员工成为数据安全的主动参与者；
智能自动标密，则是用技术实现全量覆盖的守护者。
双轨并行，相辅相成，最终实现：
- 新建文档不遗漏（手动标密）
- 历史文档全覆盖（自动扫描）
- 员工负担最小化（智能标密）
- 安全基线一致化（规则统一）
电子文档安全管理系统（CDG）是一款市场领先的终端数据泄露防护产品，聚焦非结构化文档的全生命周期管控，构建企业文档防泄密体系，实现敏感文件带不走、读不懂、可追溯。CDG采用一体化平台架构设计，融合数据防泄漏、文档加密、终端桌面管理等终端安全能力，提供终端一体化安全解决方案。